Jarenlange opslag in kelders en garages voorafgaand aan de plaatsing in het geklimatiseerde en brandbeveiligde depot van de bibliotheek, had ervoor gezorgd dat de fysieke toestand van vooral de oudere correspondentie (tot de jaren ’60) anno 2011 zeer slecht te noemen was. De brieven waren altijd verpakt geweest in zuurhoudende ordners met een metalen sluitmechanisme. In de correspondentie kwamen bovendien vele nietjes en geroeste paperclips voor. Ook hadden diverse ordners waterschade.

Ook het door Jan Tinbergen gebruikte materiaal zorgde ervoor dat de toestand van veel getypte brieven inmiddels kritiek was geworden. Het doorslagpapier van zijn uitgaande brieven bleek zó dun en breekbaar geworden, dat het niet langer verantwoord was om fysiek  beschikbaar te stellen aan belangstellende onderzoekers, zoals in de jaren daarvoor nog wel was gebeurd. Ook bleek bij nadere controle dat veel brieven last hadden van weer (vlekjes). In een aantal gevallen was er zelfs al sprake van versnipperen van het papier bij raadpleging.

Voorbeeld van oppervlaktevuil en foxing

De kwaliteit van het overige papier was erg divers, maar over het geheel was er sprake van behoorlijk verzuurd, veelal houthoudend en vergeeld papier. Ph-metingen bevestigden deze verzuring. Ontzuring van de gehele correspondentie was daarmee essentieel om grote delen van het archief voor de toekomst te behouden.

Ordening en ontsluiting

Op het moment dat de wetenschappelijke nalatenschap bij de UB werd ondergebracht, ontbrak een inventaris. Deze lacune heeft de bruikbaarheid van het archief voor onderzoeksdoeleinden in niet te onderschatten mate negatief beïnvloed. Het noodgedwongen “doorvlooien” van het materiaal door onderzoekers leverde daardoor onherroepelijk ordeningsschade op. Het beheerregime was er dan ook op gericht om zo min mogelijk onderzoekers toegang te geven tot het materiaal. Digitalisering – en daaraan voorafgaand inventarisering van de collectie – biedt een permanente oplossing voor dit probleem. Daarnaast zorgt digitalisering ervoor dat het materiaal beschikbaar komt voor een veel groter onderzoekspubliek.